Durch Schulautonomie erhalten Konferenzen als Steuerungsinstrument für die Entwicklung der Schule mehr Bedeutung. In Veränderungsprozessen können Konferenzen zum Marktplatz der Entwicklung werden, wenn es das Kollegium vermag, aus einem ermüdenden Dauerplenum eine lebendige, kreative und ergebnisreiche Konferenzdramaturgie
zu machen.

Konferenzen werden allerdings aus Lehrersicht aufgrund des Zeitaufwands und der routinierten (teilweise ineffektiven) Abläufe oft als lästige Verpflichtung erlebt. Und das aus gutem Grund:
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Im Hinblick auf das erwartete Ergebnis werden Konferenzen nicht selten unzureichend vorbereitet.
Die Steuerung und Moderation liegt meist in der Hand einer einzigen Person.
Der äußere Rahmen ist häufig für lebendige Prozesse der Kommunikation und Kooperation wenig förderlich.
Bei den Beteiligten sind wenig Kenntnisse über Methoden der Prozessgestaltung vorhanden.
Die Konferenzgestaltung selbst wird selten evaluiert, um aus deren Analyse entsprechende Konsequenzen ziehen zu können.

Da in der Schule das ganze Kollegium an Entscheidungen direkt beteiligt ist, ist die Konferenzorganisation in der üblichen Struktur überfordert (insbesondere wenn es um Fragen der Schulentwicklung oder das pädagogische Konzept handelt). Es sind daher Veränderungen in den Kooperations- und Beteiligungsformen erforderlich, um das Engagement, d. h. die aktive Einflussnahme, die Identifikation mit der Schule und die Veränderungsbereitschaft des Kollegiums, zu ermöglichen.

Darüber hinaus sind aber auch Fähigkeiten für die erfolgreiche Konferenzgestaltung zu erwerben. Dazu gehören unter anderem:

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Eine intensive Vorbereitung im Vorbereitungsteam (thematische Aufbereitung der Inhalte, Briefing der Beteiligten, Festlegung der Arbeitsform, Tischvorlage)
Eine sach- und personenorientierte Moderation (effiziente, aber dennoch persönlich ansprechende Gesprächsleitung, Klärung der inhaltlichen Ziele und Rückkoppelung mit Konferenzmitgliedern, professioneller Umgang mit der vorgegebenen Zeitstruktur, Klarheit in den getroffenen Entscheidungen schaffen unter Berücksichtigung der Minderheiten, Umsetzung der Beschlüsse sicherstellen)
Eine ergebnissichernde Auswertung (Reflexion der Konferenzgestaltung im (Konferenz-)Team, Auswertung der Ergebnisse, Sicherstellung der Umsetzung, Konsequenzen für Folgekonferenz(en) formulieren)
Hilfestellung bieten auch folgende Tipps für die Konferenzgestaltung (aus dem österreichischen Modellprojekt QIS - Qualität in Schulen):

1. Informieren Sie bereits vor Konferenzbeginn jene Personen, die bei einzelnen Tagesordnungspunkten eine tragende Rolle spielen (sollen), damit sie sich entsprechend vorbereiten (“ownership”).

2. Formulieren Sie die Ziele, die mit der Konferenz (bzw. einzelnen TO-Punkten) erreicht werden sollen. (Welche zeitlichen, sachlichen, personellen Möglichkeiten stehen überhaupt zur Verfügung?)

3. Minimieren Sie in der Vorbereitung die Zeit für das Gesamtplenum! Was lässt sich anders an alle vermitteln? Was kann bereits vorher (außerhalb
der Konferenz oder durch jemand anderen) erledigt werden?

4. Eröffnen Sie die Konferenz mit einer Visualisierung (Übersicht,Schwerpunkte, Zielstellung), die bereits am Anfang zu Transparenz und Identifikation beitragen soll.

5. Verwenden Sie unterstützende Medien, wenn Sie die Meinung von möglichst vielen Mitgliedern kennen lernen wollen (Moderationskarten, Flipchart).

6. Delegieren Sie die Moderation einzelner Tagesordnungspunkte, um Verantwortung zu verteilen und Identifikation zu stärken.

7. Halten Sie sich an den vereinbarten Zeitplan, halten Sie aber nicht starr daran fest, wenn es “Störungen” gibt: Achten Sie auf die Kommunikation auf der Beziehungsebene! (Was “sagt” die Person außer dem Inhaltlichen noch?)

8. Setzen Sie – wie im Unterricht – flexible Methoden ein (Partnergespräch, Kleingruppenarbeit, Blitzlicht, Kurzinfos (auf Moderationskarten).

9. Verwenden Sie bei der Meinungsbildung Klebepunkte auf einer gemeinsamen Vorlage. (Das Aufstehen bringt Bewegung in die Gruppe und das gemeinsame Ergebnis schafft Transparenz.)

10. Sichern Sie die Ergebnisse durch das Festhalten von Terminvorgaben und Verantwortlichkeiten etc.